Det første og viktigste tankesettet du må ha, er at du ikke planlegger ett arrangement, men to parallelle opplevelser som skal flettes sammen. Dine digitale deltakere er ikke passive seere; de er førsterads deltakere som tilfeldigvis befinner seg et annet sted. De må føle seg sett, hørt og inkludert i alt som skjer. Hvis de digitale deltakerne føler seg som annenrangs gjester, har du allerede mislyktes.
Teknologien er ryggraden i ethvert hybrid arrangement. Når den fungerer sømløst, er den usynlig. Når den svikter, ødelegger den opplevelsen for alle på nett.
En hakkete sending eller dårlig lyd gjør at folk logger av. Invester derfor i profesjonelt utstyr med flere kameravinkler, gode mikrofoner for foredragsholdere og dedikerte mikrofoner for spørsmål fra salen.
I tillegg til dette burde du også bruke en plattform bygget for interaksjon, en enkel streaming-lenke er ikke nok. Velg en eventplattform som aktivt engasjerer. Gode plattformer tilbyr funksjoner som live chat, Q&A-moduler, avstemninger (polls), digitale grupperom og en ressursbank der presentasjoner kan lastes ned.
Hvordan sørger du for at personen foran laptopen føler seg like involvert som personen i salen? Svaret er bevisst design av innhold og interaksjon.
Dette er kanskje det viktigste tipset. Ha en person som har som eneste ansvar å være de digitale deltakernes stemme. Denne verten ønsker velkommen på nett, modererer chatten, løfter frem de beste spørsmålene til scenen og holder energien oppe i den digitale kanalen.
Lange, monotone foredrag fungerer dårlig på skjerm. Planlegg kortere, mer dynamiske sesjoner med hyppige pauser. Bruk visuelle hjelpemidler og legg inn interaktive elementer som en ordsky eller en rask avstemning der begge publikum kan delta samtidig via mobil.
Nettverksbygging er en hovedgrunn til å delta på arrangementer. Tilrettelegg for dette også i hybridformatet. Bruk event-appen til å koble deltakere, eller sett opp strukturerte «speed networking»-sesjoner der fysiske og digitale deltakere kan møtes i digitale rom.
Å skulle sjonglere to publikum, avansert teknikk, flere foredragsholdere og en stram tidsplan er ekstremt krevende. Som arrangør er det lett å bli en stresset teknisk produsent i stedet for en god vert.
En profesjonell partner med erfaring fra hybride arrangementer er en uvurderlig investering. De tar seg av den tekniske planleggingen og gjennomføringen, og kan gi råd om hvordan du best mulig kan engasjere begge publikum. Dette frigjør deg til å fokusere på det du kan best: innholdet og gjestene dine.
Et hybrid arrangement er ikke et kompromiss. Riktig utført er det en mulighet til å skape mer inkluderende, fleksible og virkningsfulle arrangementer med en langt større rekkevidde. Det er fremtidens måte å samle folk på.